Vier goldene Regeln für ein erfolgreiches Wissensmanagement

Wissen Sie, wo Ihr Wissen im Unternehmen steckt?

Kündigung, Rente oder Krankheit – Mitarbeiter:innen können ein Unternehmen aus den verschiedensten Gründen verlassen. In der Regel nehmen Fach- und Führungskräfte ihr Wissen dabei mit, wodurch im Unternehmen nicht nur eine personale und emotionale Lücke, sondern auch eine Wissenlücke geschlossen werden muss. Doch dafür gibt es eine Lösung: Ein erfolgreiches Wissensmanagement kann vor diesem potenziellen Wissensverlust schützen und das Trennungsmanagement zusätzlich unterstützen.

Auch wir haben bereits viel aus unseren zahlreichen Projekten im Bereich Wissensmanagement gelernt und möchten Sie an unserem Wissen teilhaben lassen. Jedes Projekt, das meine Kolleg:innen und ich aus dem Bereich People Enablement begleiten, hat seine eigenen Herausforderungen und dennoch basiert ihr Erfolg immer auf vier goldenen Regeln. Um ein erfolgreiches Wissensmanagement in ihrem Unternehmen einzuführen und langfristig zu etablieren, sollten sie diese vier Fragen beantworten können:

  1. Warum ist Wissensmanagement so wichtig?
  2. Wer sind wichtige Wissensträger im Unternehmen?
  3. Welche Barrieren müssen für die Nutzung und die Weitergabe von Wissen überwunden werden?
  4. Wie mache ich Wissen für Andere verfügbar?
1. Warum ist Wissensmanagement so wichtig?

Der erste Schritt für die erfolgreiche Implementierung von Wissensmanagement, ist die Schaffung des Bewusstseins und des Verständnisses für das Thema im Unternehmen. Nur wer ein ausreichendes Verständnis für das „Warum“ hat, kann sich auf die Umsetzung des „Wie“ und „Was“ konzentrieren. Sensibilisieren Sie daher Ihre gesamte Führungsetage für die Bedeutung von Wissen!

Wissensmanagement ist keine Modeerscheinung, sondern ein nachhaltiger Wettbewerbsvorteil. Know-how wird hierdurch für alle greifbar und bleibt nicht mehr in einzelnen Abteilungen verborgen. Zudem hilft es dabei, die strategischen Wissensdefizite in der Organisation zu identifizieren, die Best Practices aus durchgeführten Projekten herauszufiltern und eine kontinuierliche Weiterbildung zu etablieren!

2. Wer sind wichtige Wissensträger im Unternehmen?

Der zweite Schritt besteht immer in der Analyse des Wissens, das für das Unternehmen essenziell von Bedeutung ist. Identifizieren Sie Mitarbeiter:innen, die bereits über ein spezifisches Fach- und Prozesswissen verfügen und geben Sie Ihnen Tools und Möglichkeiten an die Hand, dieses Wissen zu teilen. Dabei kann es schon ausreichen, mit Kolleg:innen zu sprechen oder Umfragen durchzuführen, um Wissensträger zu identifizieren.

Erst so können Sie sicherstellen, dass auch unternehmensspezifisches Wissen weitergegeben werden kann. Auch Personalgespräche können dafür genutzt werden, um Wissensträger zu identifizieren. Dabei sollten Sie nicht nur auf die Kompetenzen und das bereits vorhandene Wissen achten,  sondern auch, welches Potential Ihre Mitarbeiter:innen in dieser Hinsicht besitzen.

3. Welche Barrieren müssen für die Nutzung und die Weitergabe von Wissen überwunden werden?

Persönlicher Zeitmangel („Ich habe keine Zeit zum Lernen.“) und die Angst vor neuen Herausforderungen („Ich kann das doch sowieso nicht.“) können die Etablierung eines erfolgreichen Wissensmanagement stören. Durch die Förderung der intrinsischen Motivation der Mitarbeiter:innen kann Wissensmanagement positiv beeinflusst werden. Individuelle Motive wie Neugierde, das Bedürfnis nach sozialem Austausch und die Suche nach Unterstützung, sollten erste Anknüpfungspunkte sein, durch die mögliche Barrieren und Widerstände überwunden werden können. Schaffen Sie organisationale Rahmenbedingungen, zu denen neben einem Anreizsystem auch eine Vertrauenskultur gehören, um den Wissenstransfer weiter voranzutreiben.

4. Wie mache ich Wissen für Andere verfügbar?

Doch welche Möglichkeiten haben Sie, Angst zu nehmen und Mitarbeiter:innen zum Lernen zu motivieren, damit ein gutes Wissensmanagement funktioniert?

Sammeln Sie verfügbares Wissen, unterstützen Sie den Austausch und vermeiden Sie dabei eine „Schatzsuche“ nach Wissen. Kurz: Etablieren Sie eine Kultur der Wissensweitergabe!

Ihre Mitarbeiter:innen werden es Ihnen danken, wenn sie bereits vorhandenes Wissen nicht erst umständlich suchen müssen.

Machen Sie Wissen leicht zugänglich und fördern sie das Lernen am Arbeitsplatz:

  • Stellen Sie Informationen, Anleitungen, E-Learnings und Lern-Tools zur Verfügung.
  • Etablieren Sie feste Lernzeiten für ihre Mitarbeiter:innen, in denen sie ihr Wissen vertiefen und weitergeben können.
  • Veröffentlichen Sie Beiträge im Intranet. Sie verhindern, dass Wissen sonst nur in einem kleinen Personenkreis verbal ausgetauscht wird. Gleichzeitig dokumentieren sie Wissen und stellen es allen Mitarbeiter:innen zentral zur Verfügung.

Lernen mit professionellem Learning Management Systems (LMS)

Auf gemeinsam genutzten digitalen Plattformen kann Wissen mit Kolleg:innen geteilt und vermehrt werden. Ob Sie hierfür professionelle Learning Management Systeme (LMS) nutzen oder es über einen SharePoint oder ein Wiki zur Verfügung stellen, ist dabei komplett Ihnen überlassen. Allerdings sollten sie dabei nicht vergessen, dass auch digitales Lernen erst erlernt werden muss und durch ein professionelles LMS Lernende beim Einstieg in digitale Lernwelten zusätzlich unterstützt werden!

Vorteile eines Learning Management System – verhindern Sie die Bildung neuer Barrieren und fördern Sie die Akzeptanz zu neuen digitalisierten Prozessen:

  • Digitale Lernangebote minimieren Berührungsängste und fördern die Motivation zum informellen Lernen am Arbeitsplatz
  • Lernangebote können dabei auf verschiedenste Art und Weise präsentiert werden, von einer einfachen Anleitung in Textform über Videos bis hin zu komplexen Systemsimulationen sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt.
  • Formate können adressatenbezogen auf individuelle Bedürfnisse, wie Lerntempo und bevorzugte Sozialformen (kooperatives Lernen vs. Lernen im Alleingang) angepasst werden. Durch die Etablierung einer unternehmensweiten Lernkultur mithilfe des LMS stellen Sie außerdem nachfolgenden Generationen Lernangebote zur Verfügung und konservieren das Wissen im Unternehmen.
  • Gleichzeitig ehren Sie langjährige Mitarbeiter:innen, wenn diese eine Möglichkeit erhalten, ihr über die Jahre professionalisiertes Wissen teilen zu können.

Ein gutes Wissensmanagement sollte deshalb nicht nur ein Nice-to-have, sondern ein etabliertes Must-have jeder Unternehmenskultur sein. Durch die Identifikation und die Konservierung von Wissen erleichtern Sie es Ihren Mitarbeiter:innen, Neues zu lernen und unterstützen die unternehmensweite Zusammenarbeit und Wissensweitergabe. Dabei können Sie auf eine Vielzahl an digitalen Tools zurückgreifen, die Wissen auf eine übersichtliche und einfache Art und Weise zur Verfügung stellen.

Ausgezeichnet Lernen mit den Expert:innen von enowa

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Patricia Pela
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