Richtig remote arbeiten

Ein Leitfaden für MS Teams

Das Homeoffice – für einige Unternehmen und Mitarbeiter:innen eine neue Herausforderung. Produktiv, gut vernetzt und auf dem aktuellsten Stand zu sein, das ist die Kunst im remote Arbeiten. In der aktuellen Situation ist davon vor allem auch die Zusammenarbeit untereinander, mit Kunden und Dienstleistern betroffen. Um handlungsfähig und vernetzt zu bleiben, leisten digitale Tools und Services wertvolle Unterstützung. Vieles ist dabei zu beachten, wir geben Ihnen Tipps, wie Sie optimal im Homeoffice remote arbeiten. Am Beispiel von MS Teams geben wir Ihnen einen Leitfaden an die Hand.

Remote Work Tipps für den Arbeitsplatz

Best Practices

  • Schaffen Sie sich einen Arbeitsplatz an dem Sie sich wohl fühlen.
  • Führen Sie weiterhin persönliche Gespräche mit Ihren Kolleg:innen. Veranstalten Sie Feierabend-Meetings oder virtuelle Kaffeepausen mit Ihren Kolleg:innen.
  • Verwenden Sie in kleineren Meetings die Möglichkeit der Videoübertragung, um einen persönlichen Kontakt herzustellen.
  • Versuchen Sie, Aufgaben stärker auf das Ergebnis hin zu verteilen als über die Zeit, die jeder Einzelne dafür aufwendet.
  • Finden Sie neue Wege, um Ihre Wertschätzung für die Leistung Ihrer Kolleg:innen auszudrücken. Durch den fehlenden, direkten Kontakt geht ein großer Teil der nonverbalen Kommunikation verloren.
  • Erfolge lassen sich auch virtuell feiern!

IT-Sicherheit

  • Erhöhen Sie Ihre Sicherheitsstandards, wenn Sie von zuhause arbeiten.
  • Empfehlenswert ist ein 20-stelliges WLAN-Passwort.
  • Nutzen Sie verschiedene Endgeräte für private und berufliche Zwecke.
  • Sollte Ihnen nur Ihr privates Endgerät zur Verfügung stehen, sprechen Sie mit Ihrem Support über eventuelle Virenschutzsoftware.
  • Wenn möglich, verbinden Sie sich mit dem Firmennetz (VPN).
  • Verwenden Sie sichere 12-stellige Passwörter aus Groß-, Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen.
  • Achten Sie vermehrt auf Phishing. Klicken Sie nicht auf verdächtige Links, deren Urheber Sie nicht kennen.

Online-Besprechungen

  • Richten Sie Mikrofon, Sound und Kamera ordnungsgemäß ein und starten Sie einen Testlauf mit einem vertrauten Kollegen.
  • Achten Sie bei Besprechungen darauf, keine Rückkopplung zu erzeugen.
  • Benutzen Sie ein Headset oder schalten Sie Ihr Mikrofon stumm und aktivieren Sie es nur kurz, sobald Sie etwas beitragen möchten.
  • Verschicken Sie Terminvorschläge direkt mit einer Einladung zu einer MS-Teams-Besprechung. Alle Teilnehmer:innen können sich somit unkompliziert über die App, den Browser oder telefonisch einwählen.
  • Sie haben die Möglichkeit, Ihren Bildschirm oder einzelne Fenster zu teilen. Öffnen Sie alle benötigten Dokumente vorab, um eine reibungslose Präsentation zu gewährleisten.

Arbeiten in MS Teams

  • Der Menüpunkt „Aktivität“ zeigt die letzten Aktivitäten ihrer Arbeitsgruppen.
  • Der Menüpunkt „Chats“ ermöglicht eine informelle Kommunikation mit Ihren Kolleg:innen. Sie können Themen behandeln, die einen hohen Kommunikationsbedarf und entlasten dadurch Ihr Postfach.
  • Der Menüpunkt „Teams“ stellt den virtuellen Arbeitsraum Ihrer Arbeitsgruppen dar. Ein Team bietet den idealen Ort, um Dokumente zu teilen, die für das gesamte Team relevant sind oder an denen mehrere Kolleg:innen arbeiten.
  • Ernennen Sie je Arbeitsgruppe ein bis zwei Verantwortliche (Admins), um Ihren virtuellen Arbeitsraum zu verwalten.
  • Legen Sie fest, wer Dokumente bearbeiten darf bzw. einsehen kann. Der Admin verteilt die entsprechenden Rechte.
  • Nutzen sie den Terminplaner, um ihre Termine zu koordinieren und Meetings zu terminieren.
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Autor
CSO der enowa AG Matthias Müller
Matthias Müller
Managing Partner und CSO

Seit Anfang 2020 leitet Matthias Müller als CSO die Ressorts Vertrieb und Marketing der enowa AG im Geschäftsbereich Versicherungswirtschaft. In seiner Funktion spürt er Branchentrends auf und unterstützt mit dem enowa- Team Versicherungsunternehmen kontinuierlich und verlässlich dabei, Versicherungsprozesse zu optimieren und IT-Landschaften zu modernisieren. 

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