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    enowa Blog

    Avatar of Daniel NeubieserDaniel Neubieser - 25. Juni 2020 (Lesezeit: -)

    Virtuelle Teams erfolgreich führen

    Was Sie beim Führen von virtuellen Teams beachten sollten

     

    Für die meisten von uns war es Anfang 2020 noch die Ausnahme, seit Corona ist es ein Teil der neuen Normalität: das Arbeiten von zu Hause.

    Das Homeoffice ist ein Arbeitsmodus, der viele Vorteile aber auch viele Herausforderungen mit sich bringt. So wirft das virtuelle Arbeiten nicht nur für Mitarbeiter/innen, sondern auch für Führungskräfte gleich mehrere Fragen auf: „Wie kann die tägliche Arbeit im Homeoffice organisiert werden? Wie gelingen Projekte, wie erfolgt die Erfolgskontrolle und wie kann man virtuelle Teams erfolgreich führen?“

    Wir haben 7 Tipps zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen, Ihr Team erfolgreich in eine virtuelle Zukunft zu führen.

    7 Tipps zum Führen virtueller Teams

    #1 – Mitarbeiterführung sollte Top-Priorität sein

    Wer alleine im Homeoffice arbeitet, den muss die Arbeit an sich zufrieden stellen. Es gibt schließlich keine Mittagspause und keinen informativen Plausch in der Teeküche. Man sieht nicht, wenn jemand genervt vor dem Schreibtisch sitzt und man hört nicht, wenn jemand über eine Aufgabe flucht. Fühlen Sie deshalb bewusst den Puls, indem Sie regelmäßig 1:1-Gespräche führen und fragen Sie nach, wie es läuft. Wer aus der Ferne führt, der sollte Mitarbeiterführung als seine wichtigste Aufgabe ansehen.

    #2 – Seien Sie ein Vorbild und leben Sie vor, dass es funktioniert

    Viele Führungskräfte glauben, dass sie selbst vor Ort sein müssen. Und dafür gibt es gute Gründe: Man bekommt nicht mehr hautnah mit, wie gearbeitet wird, wie die Stimmung im Team ist oder wer gerade schlecht gelaunt über den Flur läuft. Auch Meetings und insbesondere die Interaktion untereinander werden schwieriger, wenn man nicht mit Post-its und Flipcharts arbeiten kann und man den Gesichtsausdruck der anderen höchstens über Video sieht. Seien Sie auch in Sachen Homeoffice ein Vorbild für Ihr Team und leben Sie vor, dass es funktioniert.

    #3 – Helfen Sie Ihren Mitarbeiter/innen beim Selbst-Management

    Nicht jede/r gute Mitarbeiter/in ist auch gut darin, von zu Hause aus zu arbeiten. Auf der einen Seite gibt es die Burn-out-Kandidaten: Sie geben Vollgas, streichen die Mittagspause, arbeiten wie eine Maschine von morgens bis abends die To-do-Liste ab und vergessen darüber sich selbst. Auf der anderen Seite gibt es Kolleg/innen, denen es schwerfällt, sich zu fokussieren. Schließlich lauern im Homeoffice auch viele Ablenkungen: Der Kühlschrank, die Schmutzwäsche, der Paketbote und vieles mehr. Außerdem sind meist auch „Mütter“ und „Väter“ unter Ihren Mitarbeiter/innen. Rechnen Sie daher von vornherein mit der ein oder anderen Unterbrechung von wichtigen Videokonferenzen durch jüngere Mitbewohner/innen. Mitbewohner/innen, die im Gegensatz zu Ihnen vermutlich ein ganz anderes Verständnis davon haben, was gerade wichtig ist. Um erfolgreich von zu Hause aus zu arbeiten benötigen alle Typen von Mitarbeiter/innen Verständnis aber auch feste Strukturen. „Daily Standups“ können dabei helfen.

    Was ist ein Daily Standup?

    Der Begriff „Daily Standup“ stammt ursprünglich aus der agilen Projektmethodik. Ein Daily Standup ist ein kurzes, täglich wiederkehrendes Regelmeeting. In diesem  Meeting tauschen sich die Team-Mitglieder strukturiert über den Stand Ihrer Arbeit aus.

     Typische Agenda für ein „Daily Standup“ je Teilnehmer/in:

    • Was habe ich in den letzten 24 Stunden zum Erreichen meines Ziels getan?
    • Was werde ich in den nächsten 24 Stunden tun, um mein Ziel zu erreichen?
    • Welche Hindernisse halten mich/uns davon ab, unser Ziel zu erreichen?

    Daily Standups sorgen für Transparenz. Nach der Besprechung weiß jede/r Teilnehmer/in, wo die anderen stehen. Des Weiteren sind sie ein nützliches Instrument zur  virtuellen Erfolgskontrolle. Diese Meetings verschaffen Klarheit darüber, wo es gut läuft, wo es hakt und wo Ihre besondere Unterstützung gefragt ist. Ob Daily Standups in der Praxis tatsächlich „täglich“ oder nur jeden zweiten oder dritten Tag stattfinden, das hängt vom Team und der Arbeitsaufgabe ab. Es empfiehlt sich jedoch, mindestens einmal pro Woche auf diese Weise im Team zu kommunizieren und virtuell zusammenzukommen.

    #4 – Bauen Sie bereits im Vorfeld Vertrauen auf

    Führen Sie zu Beginn der virtuellen Arbeit ein Team-Meeting durch. Erläutern Sie Ihren Mitarbeiter/innen den Sinn und Zweck der Vorgehensweise. Kommunizieren Sie die Arbeitsinhalte und legen Sie eine gemeinsame Zieldefinition fest. Räumen Sie Ihren Mitarbeiter/innen ausreichend Raum für Rückfragen ein, indem Sie regelmäßig danach fragen. Die Teammitglieder sollen lernen sich blind, also „virtuell“, zu vertrauen. Führen Sie zusätzlich auch kleine Team-Building-Maßnahmen durch. Im Rahmen von virtuellen Besprechungen können dazu spontane Ice-Breaker eingebaut werden, wie z.B.: Was gibt es heute in der Homeoffice-Kantine? Was ist Dein Lieblingstier? Usw.

    Quickcheck für Führungskräfte

    • Gehen Sie auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter/innen ein?
    • Wecken Sie Begeisterung?
    • Vertrauen Sie Ihren Mitarbeiter/innen?

    Seien Sie Ihren Mitarbeiter/innen ein Vorbild...

    #5 – Definieren Sie feste Aufgaben & Regeln

    Definieren und besprechen Sie im Team die Rollen der einzelnen Mitarbeiter/innen. Jede/r trägt zum Gesamterfolg bei. Legen Sie gemeinsam die Regeln für die Zusammenarbeit fest und wie in kritischen Phasen reagiert bzw. Ruhe bewahrt wird. Gehen Sie mit dem Team die Aufgaben jedes/jeder einzelnen Mitarbeiters/Mitarbeiterin durch. Das Team lernt so die Strategie und die Taktik für das „Spiel“. Stellen Sie des Weiteren Informationen zu besonders häufig gestellten Fragen zum virtuellen Arbeiten zusammen (FAQs). So können Mitarbeiter/innen ihre Fragen und Antworten mit dem gesamten Team teilen. Häufig gestellte Fragen müssen dadurch nur einmal beantwortet werden.   

    #6 – Führen Sie regelmäßige Besprechungen durch

    Übung macht den Meister: Organisieren Sie einen regelmäßigen Austausch im Team für maximal 5-10 Minuten, z.B. Daily Standups via Telefonkonferenz. Inhalte können sein: Rückblick zum Vortag, Aufgaben des Tages, Probleme und Lösungen (alternativ oder ergänzend: spontane Meetings zur Problemlösung). Darüber hinaus bieten sich zum Wochenbeginn und Wochenende sowie zu wichtigen Meilensteinen gesonderte Meetings zum Feedback und zur Einstimmung auf die nächsten Aufgaben an. Die Moderation der Besprechungen übernimmt entweder die Führungskraft oder ein/e im Vorfeld festgelegte/r Moderator/in.

    Erfahrene Moderator/innen...

    • ... bereiten ihre Besprechungen vor.
    • ... starten positiv in das Meeting.
    • ... erläutern die Agenda.
    • ... organisieren die Dokumentation.
    • ... sind neutral.
    • ... fokussieren auf das Thema.
    • ... führen die Teilnehmer zu Entscheidungen.
    • ... beenden die Besprechung mit einem verbindlichen Verbleib.

    #7 – Schaffen Sie Raum für Erholung durch „virtuelle Pausen“

    Virtuelle Arbeit erfordert höchste Konzentration. Planen Sie deshalb regelmäßige Pausen für Ihr Team. Schaffen Sie Freiräume zum informellen Austausch zwischen den Mitarbeiter/innen. Das können Telefonate, Videomeetings oder Chaträume im Collaboration-Tool sein. Bei Chaträumen sollte ganz bewusst auch Frei-Raum für Diskussionen ohne Führungskräfte geschaffen werden. Legen Sie feste Zeiträume für Pausen fest, damit vermeintlich Unwichtiges nicht verschoben wird. Spontan ist alles erlaubt, was die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter/innen fördert. Bei der enowa beginnen wir den Tag um 7:45 Uhr mit einem freiwilligen, digitalen Sportprogramm. Und wer Lust hat, der beendet die Woche freitags im Kreis der Kollegen beim virtuellen Feierabendbier einer 30-minütigen Videokonferenz mit einem Kaltgetränk nach Wahl. Ihrer Fantasie sind also keine Grenzen gesetzt.

    Die nachfolgende Grafik zeigt zwei exemplarische Tagesabläufe für das Arbeiten in virtuellen Teams.

     

    Spätestens seit Corona ist die Arbeit im Homeoffice ein Teil der neuen Normalität. Es ist zu vermuten, dass das Homeoffice auch zukünftig einen festen Platz im Arbeitsalltag haben wird. Damit zählt das „Führen von virtuellen Teams“ zum Standard-Repertoire jeder Führungskraft.

    Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und vergessen Sie eines nicht: Arbeitszeit ist Lebenszeit. Machen Sie das Beste daraus – Ihnen und Ihren Mitarbeiter/innen zuliebe.

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